Kan ik mijn bestelauto ook zonder rittenregistratie rijden?
Is een rittenregistratie altijd verplicht? Nee. Gebruik je een bestelauto uitsluitend zakelijk en niet privé, dan is een rittenregistratie niet altijd verplicht.
In dat geval kun je gebruikmaken van de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto.
Werknemers vragen deze verklaring aan via hun werkgever. Ondernemers en resultaatgenieters kunnen de verklaring zelf aanvragen bij de Belastingdienst.
Na goedkeuring van de verklaring hoef je geen rittenregistratie meer bij te houden.
Wat gebeurt er bij een controle?
Ook zonder rittenregistratie kan de Belastingdienst controleren of de bestelauto daadwerkelijk uitsluitend zakelijk wordt gebruikt.
Wanneer de Belastingdienst aanwijzingen heeft dat een bestelauto privé is gebruikt, kunnen werkgever en werknemer worden gevraagd om hierover uitleg te geven.
Kun je niet aantonen dat het gebruik zakelijk was, dan kan een naheffingsaanslag volgen.
Wie krijgt een naheffing?
Dat hangt af van de situatie.
Werknemer verantwoordelijk
Wanneer de werkgever niets te verwijten valt, wordt een eventuele naheffing meestal opgelegd aan de werknemer.
Werkgever verantwoordelijk
Heeft de werkgever een onjuiste verklaring afgelegd, privégebruik toegestaan of wist de werkgever van privégebruik zonder dit te melden, dan kan de naheffing juist bij de werkgever terechtkomen.
Wanneer moet je de verklaring intrekken?
Ga je de bestelauto toch privé gebruiken? Dan moet de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto direct worden ingetrokken.
Doe je dit niet, dan kan de Belastingdienst een boete opleggen.
Ook werkgevers hebben hierin een verantwoordelijkheid. Wanneer een werkgever weet of vermoedt dat een werknemer de bestelauto privé gebruikt, moet dit worden gemeld bij de Belastingdienst.
Vergrijpboete voor werkgevers
Wanneer een werkgever bewust geen melding maakt terwijl dit wel verplicht was, kan een vergrijpboete worden opgelegd.
Deze boete kan oplopen tot 100% van de nageheven loonbelasting.
Kilometerstand wel blijven vastleggen
Hoewel een rittenregistratie niet verplicht is, blijft het verstandig om de kilometerstand vast te leggen.
Voor de btw-correctie woon-werkverkeer is het belangrijk om de kilometerstand te registreren op:
- 1 januari
- 31 december
van ieder kalenderjaar.
Wat als je later toch privé wilt rijden?
Wil je gedurende het jaar de bestelauto beperkt privé gaan gebruiken? Trek dan eerst de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto in.
De Belastingdienst gaat er dan vanuit dat tot de datum van intrekking geen privékilometers zijn gereden.
Vanaf dat moment kun je overstappen naar een andere regeling, zoals een verklaring geen privégebruik auto in combinatie met een rittenregistratie.
Daarmee kun je alsnog aantonen dat je in totaal minder dan 500 kilometer privé rijdt.
Wat is een vereenvoudigde rittenregistratie?
Naast de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto bestaat ook de mogelijkheid van een vereenvoudigde rittenregistratie.
Deze regeling is bedoeld voor werknemers die vanwege de aard van hun werkzaamheden veel zakelijke ritten op één dag maken.
Werkgever en werknemer moeten hiervoor schriftelijk vastleggen dat:
- Een vereenvoudigde rittenregistratie wordt bijgehouden;
- Privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan;
- De werkgever de zakelijke adressen bewaart in de project- of bedrijfsadministratie.
Welke gegevens moeten worden bijgehouden?
Bij een vereenvoudigde rittenregistratie hoeven zakelijke ritten niet afzonderlijk te worden geregistreerd.
Wel moeten per werkdag de volgende gegevens worden vastgelegd:
- Datum
- Werktijden
- Beginstand kilometerteller
- Eindstand kilometerteller
- Verwijzing naar de project- of bedrijfsadministratie
Gegevens van privéritten
Wordt er een privérit gemaakt, dan moeten daarnaast worden geregistreerd:
- Datum
- Beginstand kilometerteller
- Eindstand kilometerteller
- Vertrekadres
- Aankomstadres
Bijzondere regeling voor rijinstructeurs
Voor rijinstructeurs geldt een vergelijkbare regeling.
Zij kunnen vaak volstaan met het registreren van de begin- en eindstand van de kilometerteller per werkdag.
Samenvatting
Een rittenregistratie is niet altijd verplicht voor een bestelauto. Met een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto kan in veel gevallen worden volstaan zonder kilometeradministratie. Daarnaast bestaat voor bepaalde beroepsgroepen en situaties een vereenvoudigde rittenregistratie die de administratieve lasten beperkt.
Disclaimer
De informatie op deze pagina is met zorg samengesteld. Wet- en regelgeving rondom bestelauto's, bijtelling en rittenregistraties kan wijzigen. Neem voor advies over jouw persoonlijke situatie altijd contact op met een boekhouder, accountant of fiscaal adviseur.
Laatst bijgewerkt: 2026