Hoe moet een sluitende rittenregistratie eruit zien?
Waarom is een rittenregistratie belangrijk? De bijtelling voor het privégebruik van een auto van de zaak kun je voorkomen wanneer je kunt aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt.
De Belastingdienst staat verschillende vormen van bewijs toe, maar in de praktijk is een sluitende rittenregistratie vaak de meest gebruikte methode.
Met een correcte kilometeradministratie kun je aantonen hoeveel zakelijke en privéritten zijn gereden.
Welke gegevens moet je per rit vastleggen?
Een sluitende rittenregistratie moet voldoende informatie bevatten om iedere rit te kunnen controleren.
Per rit worden doorgaans de volgende gegevens vastgelegd:
- Datum van de rit
- Beginstand van de kilometerteller
- Eindstand van de kilometerteller
- Vertrekadres
- Bestemmingsadres
- Aard van de rit (zakelijk of privé)
- De gereden route wanneer wordt afgeweken van de gebruikelijke route
Bijvoorbeeld wanneer een andere route wordt gereden vanwege files, wegwerkzaamheden of omleidingen.
Voorbeeld van een rittenregistratie
Gegevens die meestal worden bijgehouden
| Datum | Vertrekadres | Bestemmingsadres | Beginstand | Eindstand | Zakelijk / Privé |
| 12-01-2026 | Almelo | Enschede | 25.140 | 25.168 | Zakelijk |
| 12-01-2026 | Enschede | Almelo | 25.168 | 25.196 | Zakelijk |
Een volledige rittenregistratie bevat uiteraard alle ritten die gedurende het jaar worden gereden.
Digitale rittenregistratie
Steeds meer automobilisten gebruiken een rittenregistratie-app of een zogenoemde black box.
Deze systemen leggen veel gegevens automatisch vast, zoals:
- Datum
- Tijdstip
- Locatie
- Kilometerstanden
Het karakter van de rit moet meestal nog wel handmatig worden aangegeven. Je moet dus zelf aangeven of een rit zakelijk of privé is geweest.
Bewaar ook ondersteunende documenten
Een rittenregistratie staat sterker wanneer deze wordt ondersteund door aanvullende documenten.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Agenda-afspraken
- Facturen
- Werkbonnen
- Tankbonnen
- Onderhoudsnota's
Samen vormen deze documenten een controleerbaar geheel waarmee je kunt aantonen dat de registratie juist is.
Keurmerk Ritregistratiesystemen
Extra zekerheid
Verschillende aanbieders van ritregistratiesystemen beschikken over een keurmerk van de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen.
Dit keurmerk geeft aan dat het systeem voldoet aan bepaalde eisen op het gebied van:
- Betrouwbaarheid
- Dataveiligheid
- Privacybescherming
Hoewel een keurmerk niet verplicht is, kan het extra zekerheid bieden bij het bijhouden van een rittenregistratie.
Samenvatting
Een sluitende rittenregistratie is één van de belangrijkste manieren om aan te tonen dat je minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met een auto van de zaak. Zorg ervoor dat iedere rit volledig wordt vastgelegd en bewaar ondersteunende documenten die de registratie kunnen onderbouwen.
Disclaimer
De informatie op deze pagina is met zorg samengesteld. Wet- en regelgeving rondom bijtelling en rittenregistratie kan wijzigen. Neem voor advies over jouw persoonlijke situatie altijd contact op met een boekhouder, accountant of fiscaal adviseur.
Laatst bijgewerkt: 2026