Een vaste reiskostenvergoeding voor een privéauto
Mag een werkgever een vaste reiskostenvergoeding geven?
Ja.
Een werkgever mag een onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken voor zakelijke kilometers die met een privéauto worden gereden.
Hieronder valt ook het woon-werkverkeer.
In 2026 bedraagt de maximale onbelaste vergoeding:
- € 0,23 per zakelijke kilometer
Verschillende kilometervergoedingen combineren
Soms ontvangt een werknemer voor bepaalde ritten een lagere vergoeding en voor andere ritten een hogere vergoeding.
Dit is toegestaan wanneer gemiddeld niet meer wordt vergoed dan:
- € 0,23 per zakelijke kilometer
Deze regeling wordt ook wel de salderingsregeling genoemd.
Schriftelijke vastlegging
Om van deze regeling gebruik te maken, moet schriftelijk zijn vastgelegd dat de salderingsregeling wordt toegepast.
Normaal gesproken op basis van declaraties
Een onbelaste kilometervergoeding wordt in principe verstrekt op basis van daadwerkelijk gereden kilometers.
Dat betekent dat werknemers moeten kunnen aantonen:
- Wanneer zij hebben gereisd;
- Hoeveel zakelijke kilometers zijn gereden;
- Op welke dagen woon-werkverkeer heeft plaatsgevonden.
Op vrije dagen, vakantiedagen en ziektedagen bestaat normaal gesproken geen recht op een kilometervergoeding.
Wanneer is een vaste vergoeding mogelijk?
Om administratieve lasten te beperken mag een werkgever onder voorwaarden een vaste onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken.
Dit is mogelijk wanneer een werknemer doorgaans naar één of meer vaste arbeidsplaatsen reist.
Voor de berekening wordt vaak uitgegaan van:
- 214 werkdagen per jaar
Berekening van de vaste vergoeding
De vaste vergoeding kan op jaarbasis worden berekend met de volgende formule:
214 werkdagen × € 0,23 × totale reisafstand per dag
De jaarlijkse uitkomst kan vervolgens worden verdeeld over twaalf maanden of tweeënvijftig weken.
Voorbeeldberekening
Voorbeeld
Annemarie reist dagelijks met haar privéauto naar haar werk.
De afstand tussen haar woning en werk bedraagt:
30 kilometer enkele reis
De dagelijkse reisafstand bedraagt daarom:
60 kilometer retour
De maximale jaarlijkse vergoeding bedraagt:
214 × 60 × € 0,23 = € 2.953,20
Per maand mag de werkgever dan een vaste onbelaste vergoeding geven van:
- € 246,10
Werknemers in deeltijd
Voor werknemers die parttime werken geldt een evenredig deel van de 214 werkdagen.
De maximale vaste vergoeding wordt dan naar verhouding berekend.
Wanneer geldt een vaste arbeidsplaats?
Een werknemer wordt geacht naar een vaste arbeidsplaats te reizen wanneer hij of zij deze locatie naar verwachting:
- Minimaal 36 weken per jaar bezoekt; of
- Ten minste 128 dagen per kalenderjaar bezoekt.
Wanneer is nacalculatie verplicht?
In sommige situaties moet de werkgever achteraf controleren of de vaste vergoeding nog juist is.
Dit wordt ook wel nacalculatie genoemd.
Nacalculatie is onder meer verplicht bij:
- Minder frequente reispatronen;
- Langdurige afwezigheid;
- Grote wijzigingen in het reisgedrag;
- Een woon-werkafstand van meer dan 75 kilometer enkele reis.
Langdurige ziekte of afwezigheid
Bij een verwachte afwezigheid van meer dan zes weken, bijvoorbeeld door ziekte, mag de vaste vergoeding nog worden doorbetaald gedurende:
- De lopende maand;
- De eerstvolgende kalendermaand.
Daarna moet de vergoeding worden stopgezet.
De vergoeding mag weer worden hervat vanaf de maand nadat de werknemer is teruggekeerd op het werk.
Geen vergoeding ontvangen?
Ontvang je geen reiskostenvergoeding van jouw werkgever voor zakelijke ritten met een privéauto?
Dan kun je deze kosten als werknemer meestal niet zelf aftrekken in de aangifte inkomstenbelasting.
Let op bij thuiswerken
Voor woon-werkverkeer geldt een belangrijke uitzondering.
Een werkgever mag voor dezelfde dag niet zowel:
- Een onbelaste thuiswerkvergoeding;
- Een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer
verstrekken.
Voor andere zakelijke ritten kan wel gewoon een kilometervergoeding worden gegeven.
Samenvatting
Een werkgever mag een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven voor het gebruik van een privéauto. Daarbij geldt een maximum van € 0,23 per zakelijke kilometer. Onder voorwaarden mag deze vergoeding vooraf worden berekend op basis van een vast reispatroon, waardoor niet iedere rit afzonderlijk hoeft te worden gedeclareerd.
Disclaimer
De informatie op deze pagina is met zorg samengesteld. Wet- en regelgeving rondom reiskostenvergoedingen kan wijzigen. Neem voor advies over jouw persoonlijke situatie altijd contact op met een boekhouder, accountant of fiscaal adviseur.
Laatst bijgewerkt: 2026